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如何做好基礎(chǔ)材料的準(zhǔn)備工作
如何做好基礎(chǔ)材料的準(zhǔn)備工作口隋福軍
秘書寫材料經(jīng)常會遇到這樣的情況：上級急著要的材料，往往是頭天下發(fā)通知，第二天就要求上報；或者是上午下達(dá)通知，下班前就要求上報；再就是剛打完電話，一會兒就催著上報。這樣的情況的確難為人。
遇到上述情況該怎么辦？筆者的體會是：要扎實(shí)做好基礎(chǔ)材料的準(zhǔn)備工作。平時多注意積累資料，多掌握素材。只要勤奮積累，注意搜集，在電腦里分類積存，保存的資料十分豐富，到時候就能信手拈來，快速寫成上報。筆者認(rèn)為，作為執(zhí)筆者應(yīng)做好三個方面的基礎(chǔ)材料準(zhǔn)備工作。
首先，是有關(guān)業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)材料準(zhǔn)備。這主要涉及單位、部門、組織的業(yè)務(wù)工作。如果是政府的經(jīng)濟(jì)主管部門就是經(jīng)濟(jì)運(yùn)行工作，如果是企業(yè)就是生產(chǎn)經(jīng)營工作，如果是學(xué)校就是教研工作，如果是軍隊(duì)就是作戰(zhàn)訓(xùn)練工作。執(zhí)筆者要經(jīng)常積累這方面的資料，了解單位的業(yè)務(wù)范圍、工作性質(zhì)、工作質(zhì)量、工作成效，以及有關(guān)的數(shù)字和典型實(shí)例。有些材料和數(shù)字是固定的，如單位地址、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員構(gòu)成、領(lǐng)導(dǎo)職數(shù)、人員總數(shù)等。這些基本的東西應(yīng)儲存在腦子里，需要時隨時釋放出來為我所用。寫的時候注意靈活掌握、變通使用就行了。這些材料起碼要能夠反映業(yè)務(wù)工作的雛形，這樣對后續(xù)文稿的起草可起到引路作用，必要時在這個雛形材料的基礎(chǔ)上“添枝加葉”就可以成文。我們知道螃蟹在生長期內(nèi)需要蛻掉一次殼，蛻殼后進(jìn)入新的生長期方能完美成熟。寫文章也是一樣，既要學(xué)會在原有材料的基礎(chǔ)上創(chuàng)新寫作，又要學(xué)會蛻殼生新和借殼創(chuàng)新。實(shí)際上是原有材料內(nèi)容未變，只是因?yàn)橥鈿さ母淖兌蔀樾挛恼隆?br />
其次，是有關(guān)黨建工作的基礎(chǔ)材料準(zhǔn)備。這個內(nèi)容較多，包括黨的理論、黨的組織、黨的紀(jì)律、黨的作風(fēng)、黨員管理、黨員發(fā)展、黨的基層建設(shè)，還有黨的路線方針政策的制定、黨的干部隊(duì)伍建設(shè)等。對于起草文稿的人而言，應(yīng)重點(diǎn)把握黨建工作中先進(jìn)典型材料的寫作，如先進(jìn)基層黨組織、優(yōu)秀共產(chǎn)黨員、優(yōu)秀黨務(wù)工作者等材料的寫作。這些材料雖然有固定的寫作模式，但也有創(chuàng)新之處，只要執(zhí)筆者早有準(zhǔn)備，到時就能改頭換面、翻新寫作。有一年，我們寫了一篇關(guān)于優(yōu)秀共產(chǎn)黨員的典型材料，該材料由三部分組成，每個部分都是一個故事。后來我們把三個故事分別進(jìn)行裁剪，進(jìn)一步充實(shí)材料，寫成了三篇人物通訊，發(fā)往報社全被采用。領(lǐng)導(dǎo)看了很滿意，夸我們干工作不刻板教條，敢于大膽創(chuàng)新。這就是變通運(yùn)用基礎(chǔ)材料的效果。
再次，是有關(guān)數(shù)字工作的基礎(chǔ)材料準(zhǔn)備。這個基礎(chǔ)材料主要靠平時統(tǒng)計匯總，如果建立有關(guān)內(nèi)容的數(shù)據(jù)庫，就可隨用隨調(diào)。主要是把截止時間前的數(shù)據(jù)弄清楚，這樣就可以隨時補(bǔ)充到文章里。如果平時沒準(zhǔn)備積累，等臨時統(tǒng)計根本來不及。所以，要在腦子里選一個位置專輯數(shù)字。溫家寶總理講話時一些常用的數(shù)字常能隨口而出，博得眾人喝彩。如果你能脫口而出且準(zhǔn)確無誤，久而久之也會成為這方面的專家。
基礎(chǔ)材料準(zhǔn)備好了寫作就會得心應(yīng)手。
一是可以使執(zhí)筆者長久享用寫作成果。我們經(jīng)常說，你不會寫材料，先看看別人是怎樣寫的，跟人家學(xué)一學(xué)。 (范文網(wǎng) m.htc668.com) 如果你自己寫了一篇好文章，也要儲存起來作為今后寫作的樣本。如果有類似的文稿，你就知道怎樣寫了。以前有位同事做過辦公室主任，不知啥原因，領(lǐng)導(dǎo)突然要他離崗回家，當(dāng)時他還不到退休年齡，一氣之下，就把原來他寫的一些材料全部拷走了，包括原先寫的一些紙質(zhì)材料也帶走了，結(jié)果后任辦公室主任寫年度工作報告找不到以前的參考資料十分困惑。沒有辦法，他就來找我訴說，事也湊巧，他所要的材料我這里都有，因?yàn)槲覀儐挝皇撬麄兊纳霞墕挝�，�?jīng)常有他們單位的材料發(fā)往我的電子信箱，于是，我就從信箱里調(diào)出來給了他，解了他的燃眉之急。所以以前寫的的基礎(chǔ)材料一定要保留好，一篇好的基礎(chǔ)材料能使你長久借鑒參考。在機(jī)關(guān)工作的同志一般都會寫文章。在單位一般三種人最受歡迎，一是能寫的，二是能干的，三是能說的（這里不包括溜須拍馬之人）。能寫會寫當(dāng)然最受歡迎，每個單位對這樣的人都非常需要，可以說當(dāng)寶貝使用，并且這種人了解領(lǐng)導(dǎo)的口味，寫出的材料對領(lǐng)導(dǎo)的胃口，時間長了也學(xué)到了領(lǐng)導(dǎo)的工作經(jīng)驗(yàn)，工作能力和水平也比較高。
二是可以使執(zhí)筆者寫出眾多好文章。人們常說：文章一大摞，全靠秀才做；一文變多文，全在筆下功。即寫文章翻來覆去、變來變?nèi)ザ茧x不開最初的那個基礎(chǔ)材料。
比如，你到一個新單位上班，領(lǐng)導(dǎo)交給你一項(xiàng)任務(wù)，要你寫一下當(dāng)年的工作總結(jié)，你可能無從下筆，因?yàn)槟悴惶私膺@個單位的情況，也就是缺乏相應(yīng)的基礎(chǔ)材料。怎么辦，你就得調(diào)查研究，深入了解情況，然后根據(jù)得來的材料構(gòu)思、布局、確定主題，以及分幾個部分寫，每個部分寫什么內(nèi)容，具體事例如何插入，段落銜接如何搭配，如何開頭，如何結(jié)尾，情況分幾段寫，如何從工作取得的實(shí)效中提煉出經(jīng)驗(yàn)。經(jīng)驗(yàn)就是具體做法，寫出來可以給人以借鑒，給人以啟迪。于是，你根據(jù)調(diào)查得來的情況就可完成這篇經(jīng)驗(yàn)性工作總結(jié)。
等到寫新的工作總結(jié)時你就有了參考，因?yàn)橥ㄟ^第一次寫單位的工作總結(jié)有了初步的經(jīng)驗(yàn)，打下了良好的基礎(chǔ)。那么，你就可以根據(jù)來年發(fā)生的事情和工作情況，寫出同樣模式的工作總結(jié)。這樣做省工省事，只是把時間、地點(diǎn)、人物、事情經(jīng)過、涉及的數(shù)字修正一下就行了。領(lǐng)導(dǎo)肯定會說，你寫的很好，也寫得比較陜。你自己也會感覺輕松自如。
如果要想有所建樹，就得有所創(chuàng)新，還需要調(diào)整修飾。在原有材料基礎(chǔ)上進(jìn)行格式創(chuàng)新、模式創(chuàng)新。1．你可以把一篇工作總結(jié)改頭換面變成一篇領(lǐng)導(dǎo)講話，讓領(lǐng)導(dǎo)在全體員工大會上報告工作。當(dāng)你寫的講話稿被領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)眾宣讀時，你在臺下聽著就會有一種成功的感覺，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)講的都是從你筆管中流淌出來的話語。2．你還可以把你寫的工作總結(jié)作一番深加工，寫成一篇帶有研究性的思考文章。就是把工作總結(jié)中的問題單獨(dú)拿出來作理性分析，分析問題產(chǎn)生的原因，應(yīng)該吸取的教訓(xùn)，并針對這些問題提出解決的辦法與對策，就是一篇很好的調(diào)研文章。3．如果你善于動腦，還可以單獨(dú)把工作總結(jié)中的成績部分列出來，分析一下取得成績的主客觀原因和側(cè)面因素，提煉幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)體會，給人以啟示。這就是一篇很好的經(jīng)驗(yàn)性工作總結(jié)。4．你還可以把這篇工作總結(jié)選用的事例作進(jìn)一步篩選，進(jìn)行深加工、精加工，按照通訊的形式，寫成反映單位新變化的長篇通訊。5．你如果再仔細(xì)琢磨琢磨，還可以把這篇工作總結(jié)寫成一篇綜合性調(diào)查報告，這會在更大范圍引起關(guān)注、這些不同形式的文稿，會更好地促進(jìn)單位的全面建設(shè)與發(fā)展，調(diào)動各方面的積極性。
三是可以促使執(zhí)筆者進(jìn)行創(chuàng)新寫作。有句俗語說得好，先報是經(jīng)驗(yàn)，后報是任務(wù)。為什么這樣說，就是在完成某項(xiàng)工作或者某項(xiàng)活動時，你如果能夠?qū)懗鰩c(diǎn)做法體會（因?yàn)榻?jīng)驗(yàn)就是指具體的做法）及時報給上級部門，你報的材料就是經(jīng)驗(yàn)；如果你等這項(xiàng)工作結(jié)束了再總結(jié)上報，那就晚了。所以，你一定要快速總結(jié)上報，不說去爭頭彩，也要養(yǎng)成爭先創(chuàng)優(yōu)的好習(xí)慣即我們常說的單項(xiàng)工作爭第一，全面工作爭上游我的前任領(lǐng)導(dǎo)就是這樣做的，他不僅工作認(rèn)真，而且工作中有創(chuàng)新。每當(dāng)上級部署一項(xiàng)工作，他總是善于動腦筋，心領(lǐng)神會，科學(xué)謀劃，隨即就向上級寫幽匯報稿，說已經(jīng)做了三點(diǎn)：第一步進(jìn)行了動員部署，傳達(dá)了上級的文件精神；第二步，選擇在一個基層單位進(jìn)行試點(diǎn)，取得了初步成效；第三步，準(zhǔn)備開展一些調(diào)研活動，總結(jié)新的經(jīng)驗(yàn)，以促進(jìn)工作向縱深發(fā)展。材料上報的同時，他按照這三步開展工作，等上級領(lǐng)導(dǎo)檢查弩核時，他已經(jīng)把工作做完了，并且把工作情況匯報稿進(jìn)一步完善了。這種有預(yù)見性的工作方法，事實(shí)上就是一種創(chuàng)新方法。這不僅培養(yǎng)了他快捷務(wù)實(shí)的工作精神，也使他養(yǎng)成了雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)。他按照這樣的工作思路扎實(shí)快速推進(jìn)工作，贏得了領(lǐng)導(dǎo)和同志們的一致好評。因此，他所在單位工作總是走在全系統(tǒng)的前頭，單位年年被評為先進(jìn)；他本人也得到了提拔重用。
我們這些在機(jī)關(guān)工作的人員，經(jīng)常會湊在一起研究基礎(chǔ)材料的活力，寫出各式各樣的文章。這事實(shí)上就是一種創(chuàng)新寫作。這樣寫出來的文章就充滿活力，富有生命力。
（作者單位：山東省煙臺市經(jīng)信委）
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