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公文寫作技巧體會
公文寫作技巧體會
當前介紹公文寫作方面的書籍或文章很多，諸如技巧、常識、大全之類，也有理論上的研究探討，有時間可以多參考學習。今天，我想結合昨天澤輝主任的講座對多年公文寫作學習的過程談談自己的幾點體會，希望能和大家共勉。下面，先談第一個問題。
為什么要寫公文
作為一名機關工作人員，撰寫各類公文幾乎是一項經(jīng)常性的工作，也是一項讓人頭疼的工作。但是離開公文，幾乎就會寸步難行。比如，召開會議、布置工作、通報事項、交流情況，等等，都需要撰寫不同類型的公文。
可以說，不論古今，任何一個機構，要想實現(xiàn)正常運轉(zhuǎn)都離不開包括公文在內(nèi)的各類信息材料的收集、加工、傳遞和反饋、再反饋。《易經(jīng)·系辭》上寫到，“上古結繩而治，后世圣人易之以書契�！闭f明公文產(chǎn)生經(jīng)歷了一個漫長的過程。夏啟在討伐有扈氏時發(fā)布的軍事動員令稱為《甘誓》，是我國最早的一篇公文。秦代出現(xiàn)了最早的上行文“書”、“奏”；漢朝出現(xiàn)了“章”、“表”、“疏”等上行文，官員之間出現(xiàn)了平行文“移書”，同時也出現(xiàn)了“令”、“教”、“諭”等下行文，我國古代文書工作日臻完善。
這些特定的公文都有特定的作用，涉及治國理政、興邦安民乃至個人的前途命運，所以，撰寫者無不殫精竭慮而為之，往往體現(xiàn)出經(jīng)天緯地的大智慧、大謀略。戰(zhàn)國時期的大政治家李斯是楚國人，年輕時做過掌管文書的小吏，對公文寫作頗有研究。后來，投奔秦國，封為客卿。當時秦王下決心統(tǒng)一六國，韓國怕被秦國滅掉，派水工鄭國到秦鼓動修建水渠，目的是想削弱秦國的人力和物力，牽制秦的東進。后來，鄭國修渠的目的暴露了。秦國群臣對外來的客卿議論很大，建議驅(qū)逐一切來客。秦王下了逐客令，李斯也在被逐之列。當時，李斯熬一宿寫出了流傳至今的《諫逐客書》，通過秦國依靠各國人才發(fā)展壯大的歷史，向秦王闡述了“太山不讓土壤，故能成其大；河海不擇細流，故能就其深；王者不卻眾庶，故能明其德”的道理，使秦王收回了逐客令。西漢初期，出現(xiàn)了一批公文寫作大家和一些堪稱典范的公文名作。如賈誼的《陳政事疏》、《論積貯疏》，晁錯的《論貴粟疏》，司馬相如的《上疏諫獵》等，政論性強，作者關心國家和社會的發(fā)展，借古喻今，寫得深切曉明，有很強的說服力和感染力。魯迅在《漢文學史綱要》中指出：賈、晁的疏論“皆為西漢鴻文，沾溉后人，其澤甚遠”。
魏文帝曹丕對公文極其推崇。他在《典論·論文》中寫到，文章（主要是指公務文書）乃“經(jīng)國之大業(yè)，不朽之盛事”。古人所云“一言或重于九鼎、片紙書或賢于十部從事”，也是這個道理。改革開放之初，同志一句“摸著石頭過河”開創(chuàng)了我國多少領域的先河！安徽小崗村一個“包產(chǎn)到戶”拯救了全國的農(nóng)村。試想一下，即使當時全國的黨政機關都加班，也解決不了的農(nóng)村問題，基層一次嘗試、一句話就解決了，豈不正是“片紙書或賢于十部從事”。
今天，在公共管理日益大眾化、行政管理日趨民主透明的大環(huán)境下，公文的撰寫發(fā)布過程成為一種名副其實的公關活動。其效果如何，直接影響到公務行為的成敗。尤其是西方發(fā)達資本主義國家，政府要員每發(fā)表一次講演、每做一次講話都作為一種公關行為來運作，近則取信于選民，遠則造勢于全球；追求的是最理想的效果，達成的是長遠的戰(zhàn)略意圖，絕非羅列一些空話大話，更不是以會議落實會議，用文件落實文件，這是我們需要認真學習借鑒的。
至此，我們可以更進一步得出結論，任何一種對外發(fā)布的公文都是一種事關組織發(fā)展的公關行為，它不僅涉及組織利益，同樣事關我們個人的利益、榮譽以及前途。所以，每一個草擬公文的工作人員都要從為本單位公關、搞好內(nèi)外環(huán)境、打造良好公共關系的角度出發(fā)，高度負責地做好公文工作。同時，這也告訴我們，文秘工作事關全局，其重要性和難度均越來越大，也需創(chuàng)新思路、改變方法、與時俱進，不可墨守成規(guī)。
然而，有很多在機關工作一、二十年的“老”同志，就是連基本的會議通知都寫不好，不知道是不好好寫，還是真寫不好？
接下來，再探討第二個問題：
怎樣寫好公文
總結寫作公文的經(jīng)驗，其中最重要一條就是目的先行，首先明確自己勞神費勁寫的這篇稿子是干什么用的，然后時時刻刻在腦子里留意這個目的，觀照這個目的，不讓一句話、一個段落、一個思想脫離這個目的，多余的話一句不說，該說的話一句不少。長此以往，一篇篇好文章就寫出來了。那么，我們起草發(fā)布公文，都有哪些目的呢？
1、讓人對本職工作有所了解，且留下深刻印象，這主要是針對上級領導說的。作為科員，做了工作，需要向科長匯報；作為科長，需要向主管、向單位“一把手”匯報；作為一個單位，需要向分管領導、向上級主管部門匯報。這主要是指工作總結、匯報之類。假如工作做得挺好，就是總結不出來，說不出來，這也是一種缺陷。其實，總結正是提高工作水平的一種方式。不善于總結，怎么發(fā)現(xiàn)缺點和不足，怎么找到規(guī)律性的認識，怎么提出自己的獨到見解，怎么把單項的階段性工作上升到理論的層次，怎么求得工作的新發(fā)展和新突破？
在實際工作中，有人善于埋頭苦干，他們兩眼向下，從不仰望星空，一輩子工作踏踏實實，卻沒有什么創(chuàng)新和開拓，屬于守成者之列；有的人也善于埋頭苦干，也善于總結提高，既有實踐、也有理論，屬于創(chuàng)業(yè)者之列。二者同等重要，但毫無疑問，當前，我國更需要后者創(chuàng)業(yè)型人才。這就要求我們既要實干，又要善于總結提高，那樣才能在實干的基礎上做到會干、干好、干出特色、超出一般，于是乎才能有為、有位，前途無量。
2、讓人對政策規(guī)定認識清楚，自覺遵守，積極響應。這主要針對一般社會公眾而言。作為一個單位，不可避免地要出臺一些廣發(fā)性的文件，要求社會公眾大力支持，自覺執(zhí)行。比如說規(guī)定、決議、倡議書等等。如果我們做不到言之有理、合乎規(guī)定、符合實際、切實可行、保證有效，那么，就可能流于形式，難以見效。這就要求事先必須做好調(diào)查研究，不能閉門造車、隨意捏造。
3、讓人對安排部署的工作或需要周知的事項清晰明白，能夠無差錯地落實，這主要針對下屬單位、服務對象而言。比如說，用于對下級機關布置工作，提出開展工作的原則和要求的指示；用于對重要問題提出見解和處理辦法的意見；用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)、任免干部、傳達上級機關的指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文、批轉(zhuǎn)下級機關的公文、發(fā)布要求下級機關辦理和有關單位共同執(zhí)行或者周知的事項的通知，等等。這些都是在具體工作中經(jīng)常用到的，尤其是通知，更是推進工作的重要途徑。就拿轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知來說，上級下發(fā)文件，需要基層周知或執(zhí)行，往往這樣處理“現(xiàn)將xx文件轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請尊照執(zhí)行”，最多加一句“執(zhí)行情況及時反饋”。如果多級轉(zhuǎn)發(fā)文件，光標題就三四行，比正文還長，諸如“關于轉(zhuǎn)發(fā)xx的通知的通知的通知”，弄得書名號都不夠用了�，F(xiàn)在，一些單位轉(zhuǎn)發(fā)通知倒簡單了，標題直接寫“關于轉(zhuǎn)發(fā)**號文件的通知”，至于**號文件只有到正文里去找了。至于正文，多數(shù)還是那樣簡單，真是以文件落實文件的典范。其實，轉(zhuǎn)發(fā)上級文件，同樣需要結合實際提出有針對性的落實措施，絕不能只是轉(zhuǎn)發(fā)了事。此外，有一種通知叫事務性通知，即安排布置工作、發(fā)布有關要求下級機關辦理的事項的通知，這類通知要求簡潔明確、可行性強，基層單位接到通知一看就明白，就知道需要立即做哪幾件事。不過，寫起來，也需要動動腦筋。前面說過，有的在機關工作十年、二十年的老同志，起草個會議通知，還是架手架腳。比如需要起草個召開座談會的通知，老先生這樣寫道，經(jīng)xx研究同意，決定召開**工作座談會，主要內(nèi)容：1、2、3，分別另起一行單寫，寫完之后發(fā)現(xiàn)還沒說會議時間呢，于是在小3下面另起一行寫上會議時間，又發(fā)現(xiàn)還沒有會議地點、參加會議人員呢，于是又分別另起一段寫上會議地點和參加會議人員。一個通知，弄得七零八落，缺乏統(tǒng)一性、完整性。
4、讓人覺得請求的事項合情合理，非辦不可；報告的事項客觀實在，令人信服，頗為滿意；答復的事項認真細致，有禮有節(jié)。這主要是指請示、報告、批復之類。請示是下級機關向上級機關請示指示和批準的公文文種，主要用于在實際工作中，遇到缺乏明確政策規(guī)定的情況需要處理；工作中遇到需要上級批準才能辦理的事情；超出本部門職權之外，涉及多個部門和地區(qū)的事情，請示上級予以指示。請示和報告既有相同之處，又有區(qū)別。相同之處是兩個都是寫給上級的上行文，公文里都有陳述意見，反映情況的內(nèi)容。區(qū)別是：第一，時間有別。請示跟報告相比，時間要求更緊迫。請示寫的情況是未解決的，屬于將來時，報告寫的情況是已做過的，屬于過去時；第二，內(nèi)容的側重點有別。請示著重于請示批準，報告著重于匯報工作；第三，要求有別，請示要求上級必須回復，報告則不必，只供上級參考。在寫請示時，應當注意以下一些事項：要堅持一文一事；請示事項必須明確、具體、可行；不要搞多頭請示（請示應主送直接主管機關或主管領導，其他確需了解請示事項的領導機關或領導人，采取抄報形式處理。如是受雙重領導的機關，也應根據(jù)請示內(nèi)容，擇要送一處領導機關，由主送機關答復請示的問題，對另一領導機關采取抄報形式）；一般不得越級請示，個別需要越級請示的，常采用兩種方式：一種是轉(zhuǎn)呈式，可以既避免越級，又明確主送機關；另一種是在越級請求的同時，把請示抄報被越過的主管部門；除領導直接交辦的事項外，請示不要直接送領導者個人，或既寫主送機關，又同時主送、抄送給主送機關領導人。注意，平級機關之間不使用請示，但現(xiàn)在許多單位向財政局申請經(jīng)費都用請示，錯了也改不了。報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。報告屬上行文，一般產(chǎn)生于事后和事情過程中。報告分綜合性報告、專題性報告、回復報告三種。綜合性報告正文把握三點：（1）開頭，概括說明全文主旨，開門見山，起名立意。將一定時間內(nèi)各方面工作的總情況，如依據(jù)、目的，對整個工作的估計、評價等作概述，以點明主旨。（2）主體，內(nèi)容要豐富充實。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經(jīng)驗、效果等，分段加以表述，要以數(shù)據(jù)和材料說話，內(nèi)容力求既翔實又概括。（3）結尾，要具體切實。寫工作上存在的問題，提出下步工作具體意見。最后可寫“請審閱”或“特此報告”等語作結。專題報告正文可采用“三段式”結構法。以反映情況為主的專題工作報告主要寫情況、存在的問題、今后的打算和意見；以總結經(jīng)驗為主的專題工作報告主要寫情況、經(jīng)驗，有的還可略寫不足之處和改進措施；因工作失誤向上級寫的檢查報告主要寫錯誤的事實、產(chǎn)生錯誤的主客觀原因、造成錯誤的責任、處理意見及改進措施等。結尾通常以“請審核”、“請審示”等語作結。回復報告正文根據(jù)上級機關或領導的查詢、提問，有針對性作出報告，要突出專一性、時效性。
撰寫講話稿一定要注意，講稿與文章不同，文章是給人看的，講話則是給人聽的�？雌饋眄樠鄣奈恼拢犉饋聿灰欢樁�；看起來清楚明白的句子，說給人聽，別人不一定聽得懂。文章可以反復看幾遍，哪句看不懂，就看哪句；聽別人在會議上講話，就不可能讓別人說了一遍，又說一遍，老重復一個內(nèi)容。講話是一句接著一句的，弄不清前句的意思，后一句就難于理解了。結果，話講得越多，別人越不愛聽。因此，寫講話稿，就是要抓住講話的通俗化和口語化兩個特點。
講話要通俗，就是要適合人的聽覺的需要，適合聽眾的接受水平，容易叫別人理解和接受。要求語言樸素、自然，不堆砌概念，不裝腔作勢。講話要口語化，就是寫的稿子，別人看起來順眼，聽起來順耳。它的語言簡短精練，形象、生動、具體，別人不僅聽得明，而且印象深，記得牢。
這就要求寫講話稿要看聽眾，首先要考慮聽講的是什么人，這些人有什么特點，怎樣才能說服他們；同時，事先要盡可能估計到，可能有人產(chǎn)生什么樣的懷疑、提出什么樣的問題；或有什么不同的議論，以便能夠及時予以回答。這就要求演講者把想和講有機地統(tǒng)一起來。其次要講人們最關心的問題。這就要求撰稿人吃透兩頭。一是了解上面的方針政策，二是了解聽眾需要解決什么問題。兩頭吃透了，該講什么，不該講什么，哪些多講，哪些少講心中就有數(shù)了。這樣講起來，有針對性，聽眾也會覺得受益匪淺，聽得全神貫注。第三要態(tài)度明朗、觀點正確。講話人，對所講的問題，是贊成還是反對，是表揚還是批評，不能含糊其詞、模棱兩可。舉例要恰當，引用材料要準確�？磫栴}要持客觀態(tài)度，實事求是，不夸大，不縮小，不曲從附和，不任意上綱。第四是主題要單一。一次會議總有一個主題，講話者也往往不止一個。所以講話，首先要圍繞會議主題講，不能離開會議主題，信口開河。某年某月，參加省里的一個會議，輪到省廳領導講話的時候，他把講話稿往桌子上一扔，據(jù)說每次都這樣，開始發(fā)表演說，“講話稿是秘書給寫的，工作部署按照稿上講的去做，我講點活的（好像講話稿寫的都是死的）�！苯酉聛恚@位領導大談特談本單位的發(fā)展史，什么新來的一把手會辦事，從財政廳要來多少多少錢，比過去強得沒法形容，你們市里的來開會，什么都不用負擔，還讓吃好喝好。突然，又舉了一個例子，比如過去開會大家都抽煙，現(xiàn)在沒人抽了。在談到落實某項工作時，他大手一揮，你們都給我好好干，過年前還開會，誰干的好，我獎誰兩萬塊錢，咱們說話算數(shù)。接下來，話講完了。結束前，又反復勸大家中午每人多喝一壺，昨天晚上都沒喝好。結果，中午款待大家的是自助餐，散會后個人結個人的住宿費。
最后，還要求講話稿要合乎口語。寫講話稿，要像說話一樣簡短親切。絕不要亂抄文章上的一些佶（JI）屈聱牙的句子。具體來說，寫講話稿要從下列幾方面做到口語化：用句要短，修飾語要少；文言句子和倒裝句要盡量避免使用。一些書面語言的詞匯，要改用口語詞匯。如“迅速”可改成“很快就”；“立即”可寫成“馬上”；“從而”可改成“這樣就”；“連日來”可寫成“這些天來”；“地處”可改成“位置在”等等。不該省的字不要省，如“同期”最好寫成“同一時期”，以免發(fā)生誤會。要分清同音的字和詞。比如“全部”容易錯聽為“全不”；“喉頭”跟“猴頭”分不清，應寫成“喉嚨頭”就好。方言土語要少用。聽眾一般都來自五湖四海，如果用方言土語多了，有些人聽不懂，或者竊竊私語，也會影響會場秩序；如“假茶葉”是貴陽的土話，外地人很難知道它是指有其名而無其實的東西。用引號表示相反意思的詞，在其前面要加上所謂二字，以表示否定。用括號作注釋的，要改為直接敘述。有些難懂的、文縐縐的成語，最好不用。但是早已口語化了的成語，還是可以用的，這樣才能使講話稿的文字生動，雅俗共賞。
6、讓人了解本部門工作開展情況，相互交流經(jīng)驗、溝通信息，研究解決工作中的重點難點問題，同時營造氛圍、推介自我、樹立形象、形成影響，這主要是針對本部門本系統(tǒng)以及相關部門或公眾而言。比如，信息、簡訊、調(diào)查研究、新聞報道等。這些都是推進工作必不可少的手段，需要長期堅持不斷地開展。只不過，這方面的公文時效性強，需要隨著工作的開展迅速及時地撰寫報送刊發(fā)。同時，講究新穎獨特、真實可靠，要么是新鮮的獨創(chuàng)的經(jīng)驗做法，要么是對苗頭性、傾向性問題的前瞻性調(diào)查研究和探索，因此具有很強的針對性和可借鑒性，具有較高的參考價值和宣傳亮點，能夠引起相關人的興趣，對解決工作中的重點難點問題具有積極的促進作用。然而，當前一些機關單位卻存在信息、簡報等過多過濫的弊病，凡是開展一項活動都印發(fā)專門的專報、簡報，登載的卻是再普通不過的常規(guī)工作，有的還是沒有實施的經(jīng)驗做法，白白浪費了紙張油墨。有的部門在采集、撰寫信息簡報中也存在應付差事甚至為完成任務虛構信息簡訊的做法，為信息而信息，脫離了實際目的。比如，在2010年開展“四大一推一建”活動中，督導組在去督導一個市直部門前，先查閱了該部門領導在建設國際旅游城市調(diào)度會上的發(fā)言，又復印了該部門刊發(fā)的簡報。可到單位一看，還沒制定活動方案，也沒有召開調(diào)度會，更沒有取得像簡報上說的那些實效。最后，在督導組的屢次催問下，辦公室主任終于一語道破，“那些東西都是我寫出來的”。他所說的寫，實在和編是一個意思。也有的稿件，不注意細節(jié)的真實性，因為遮遮掩掩，讓人覺得不實在，影響整體效果。比如，圍場縣在推介塞罕壩森林公園時，有這樣一段，“壩上農(nóng)家喜歡在自家房前屋后遍植花草，每逢旅游季節(jié)，就編成花環(huán)出售，游人爭相購買”。其實，壩上到處是鮮花，何需農(nóng)家親自栽種；況且，農(nóng)家所售花環(huán)都是在野外隨手采摘。可能撰稿人怕背上亂采花草的罵名，才杜撰了這個細節(jié)。
此外，公文的作用還有很多，而且隨著社會的發(fā)展進步還會不斷地豐富拓展，需要我們隨時隨地進行總結概括，提高理解認識。
明確了撰寫公文目的先行的原理以后，要想寫好公文，還需弄清一篇好公文應具備的基本特點。
第一條就是簡潔明了、短小精悍。古代公文篇幅短小，用語精確，言簡意賅，是一大傳統(tǒng)特色。殷商甲骨文有的只有十來個字，就包含了情況、理由、辦法。據(jù)統(tǒng)計：《諫逐客書》705字，《出師表》679字，《陳情表》475字，漢武帝《求茂材異等詔》68字，劉邦入關中的《約法三章》用“殺人者死，盜及傷人抵罪，余悉除去秦法”16個字，都已千古流傳。朱元璋主張為文短小精悍，他在《為公文革弊習諭》中談到，明主事茹太素給朱元璋上書陳事，長達17000宇，其中近16500個字都是廢話，以至挨了板子。還有古代的八股公文，等因奉此，空話連篇，也是不可取的。
現(xiàn)在文章，尤其是論文，受西方影響，繁瑣無可復加。尤其領導講話，好像講少了就代表水平不夠，問題就說不清，道理就講不明。所以多年來一直提倡開短會，講短話。今年情況好多了，中央、省部級的領導一般都在講短話，效果很好�！翱吹侥銈兙耧枬M、英姿勃勃，我感到很高興，在你們即將出征之際，我代表黨中央、國務院、中央軍委，也代表全國各族人民，來為你們壯行。你們這次執(zhí)行的是我國第五次載人航天飛行任務，這承載著中華民族的航天夢。這也展現(xiàn)了我們中國人敢上九天攬月的豪情壯志，你們使我們?nèi)w中國人都感到驕傲，你們這個任務是光榮而又神圣的。為了這次飛行任務，你們已經(jīng)做了認真、扎實的訓練，各方面也都做了精心、周密的準備，我對你們圓滿地完成任務充滿了信心，在此，我祝你們成功，期待你們凱旋。”總指揮的講話更是精煉，只有兩個字--“出發(fā)”。這一切都符合當時的場景，干凈利索，絕不拖泥帶水。
其次是論理深刻、深入淺出。公文寫作要有“釋理”，以理服人。這里的理，就是公文在寫作時不能完全憑借自己的主觀興趣，想到哪里寫到哪里，即使話語再感人肺腑，如果不合常理、不合事理、不合法理，也要毫不猶豫地舍棄。什么叫“釋理”？即闡明道理。這一點非常重要，因為不能指望每個人都能理解所有的道理。在社會中，每個人都會因其環(huán)境和自身修養(yǎng)等因素，形成某種較為固定的觀點和立場。這種觀點和立場往往支配這個人的行為。如果某種事物與這個人的觀點和立場不符，那么這個人的正常反應便是與該事物相斥。作為社會人必定或多或少具有這一特性，即使領導者也不會例外。對其“釋理”，就是使之排除原有觀點和立場的干擾，理解和接受我們提出的建議主張。但這種釋理，又絕非講大道理，而是結合實際做深入淺出的闡述，力求實在簡練，避免就理論理，老生常談，令人生厭�！罢温肪�確定之后，干部就是決定的因素”，治國就是治吏，“禮義廉恥，國之四維；四維不張，國將不國。如果臣下一個個都寡廉鮮恥，貪污無度，胡作非為。國民黨是這樣，共產(chǎn)黨也會是這樣。誰要是搞腐敗那一套，我毛主席就割誰的腦袋。我毛主席若是搞腐敗，人民就割我毛主席的腦袋�！薄案母锸侵袊牡诙胃锩�、“改革開放膽子要大一些，敢于試驗，不能像小腳女人一樣”。在談到領導藝術時，一針見血地指出，“什么叫領導？領導就是服務�！苯衲瓿�，全國兩會上頻就國計民生發(fā)聲，妙語頻出，如“鞋子合不合腳，自己穿了才知道”、“小康不小康，關鍵看老鄉(xiāng)”等，舉重若輕、通俗平和，既直面當下內(nèi)政外交熱點，也折射出中國新一屆領導人的自信、個性；在談到中國夢時，說“中國夢歸根到底是人民的夢”，每個國人“都享有人生出彩的機會”；在談到反腐倡廉時說，要“老虎蒼蠅一起打”，要杜絕“舌尖上的浪費”。這些道理，無不是深思熟慮總結出來的，比現(xiàn)在有些場合的空洞說教不知強幾百倍。前幾年，鐵道部一名員工曾這樣評論春運，“中國的人均鐵路還不及這一根煙卷長！能不緊張嗎？”遼寧省原省委書記聞世震在一次會議上痛批形象工程，“城市建設得像歐洲，農(nóng)村發(fā)展得像非洲”。這些也是聽眾最易接受的大道理。
再次是要素齊全、慮事周到。任何一類公文，都有其必須具備的要素。一是格式上必備要件齊全，二是內(nèi)容上必須詳盡全面。在格式上，容易犯的錯誤是抬頭缺失或不清，抄送、抄報缺失或不清，好在現(xiàn)在不用主題詞了，缺失或不規(guī)范的毛病不會出現(xiàn)了。過去黨的機關公文，除了請示等極少種類公文，其他都需要編寫主題詞。在公文內(nèi)容上，有“三要素說”，即“主旨、依據(jù)、分旨”三要素。主旨、依據(jù)要素集中體現(xiàn)在公文的開頭，公文分旨含蓋公文的主體部分和結尾（有的公文結尾也表現(xiàn)為主旨）。同時，主旨又分為目的主旨與意圖主旨，依據(jù)分為事實依據(jù)與理論依據(jù)，分旨分為辦法與事項等各個二級要素，往下還可以繼續(xù)分解為三層以至更多層次的要素。也有四段論說，即“敘由、敘案、申述、結論”：“敘由”就是提出問題，“敘案”就是分析問題，“申述”就是提出解決問題的主張并加以論證，“結論”就是最后概括全文主旨。結合實際也無非就是由目的意義、方法措施、組織保障等方面組成，每個方面又要根據(jù)實際內(nèi)容再細化、具體化，關鍵是做到目的明確、意義鮮明、方法具體、措施得當、保障有力、周全細致、無懈可擊，讓人看過挑不出毛病，能夠取得預期效果。
最后是公文要有質(zhì)有文、一氣呵成。古人講，“言之無文，行之不遠”，就是這個意思。我國最早的公務文書匯編《尚書》提出公文“辭尚體要，弗惟好異”，就是說，文章的語言一定要體現(xiàn)文章主旨和要點，而不能一味追求標新立異。唐代韓愈力主“文以載道”，堅持寫文章要“唯陳言之務去”。清代康熙主張公文要“簡當”、“簡要”，他批評明代公文“多排偶蕪詞，甚或一二千言，每日積滿幾案，人主豈能盡覽”。從以上材料看，古人對公文寫作的主要要求與我們今天對公文寫作的要求是一致的。公文既要講究內(nèi)容的規(guī)范性、思想性、可操作性，也要注意形式美，在遣詞造句、布局謀篇、邏輯關系等方面也要講究藝術性，切忌生硬枯燥、形同嚼蠟，否則，即使再好的思想、觀點、措施，也難以得到認同和支持。
讓人十分感動的是，古人就連請假條，也寫得字斟句酌、實在感人、毫無虛飾。下面是南朝著名文學家鮑照的一篇《請假啟》，“臣啟：臣居家之治，上漏下濕。暑雨將降，有懼崩壓。比欲完葺，私寡功力，板鍤绹涂，必須躬役。冒欲請假三十日，伏愿天恩，賜垂矜許，干啟復追悚息。謹啟�！边@可以說是歷史上流傳最久的請假條，也是值得我們借鑒的實用公文。
綜上所述，一篇公文是政策策略性、針對可行性、時效性、思想性與藝術性的統(tǒng)一，寫好公文（一般事務性短小公文除外），就必須把這五個方面當作一個有機“系統(tǒng)”去研究。
首先是占有材料。材料是公文中的事實、數(shù)據(jù)、根據(jù)等，是形成公文中心思想的基礎；其次是確立主旨，明確寫作意圖、主要觀點；再次是謀篇布局，圍繞主旨來組織材料，考慮如何入手，如何引申，如何結束，如何劃分章節(jié)，如何安排主次詳略，等等。謀篇布局的結果是形成一個比較詳細的提綱，對于起草者個人而言，接下來就是形成文字并潤色修改了。
清朝劉熙載在《藝概》中提出撰文有五體，五種寫作原則。
1、“微而顯”，即顯微兼顧。寫大事、大道理，要注意細節(jié)、具體道理，從小處落筆；寫小事、具體道理，則要把意義、價值、道理顯現(xiàn)出來。大不忘小、小中見大。
2、“志而晦”。記錄事實而不直接亮出觀點，含而不露，避免直白無味。
3、“婉而成章”，講究敘事技巧，曲筆成趣，避免平鋪直敘、平淡無奇，新聞報道常用。
4、“盡而不污”。敘事詳盡，不拖泥帶水。
5、“懲惡而勸善”。即褒貶結合，正反對比。
治文有六法，六種修改文章的方法：
1、“紛者整之”。文章忌零亂不堪，要有條理。
2、“孤者輔之”。文章忌單薄簡單，要豐富多彩。
3、“板者活之”。文章忌呆板平塌，要巧妙變化。行文如觀山水，平地顯山高。只有平地和只有高山都是呆板。
4、“直者婉之”。文章忌直來直去，要曲徑通幽，適當使用修辭手法。
5、“俗者雅之”。文章忌過于通俗，要雅俗共賞。
6、“枯者腴之”。文章忌干巴瘦弱，要豐滿多姿。
起草一篇文稿之后，要好好看看頭緒亂不亂，事例、道理孤不孤，文字平淡不平淡，寫法是否過于平直無趣，格調(diào)是否過俗，材料、語言豐富不豐富。如果我們能找出文章的毛病，又能自覺糾正，我們在寫作上就一定能更上層樓。
行文有七戒：
1、“旨戒雜”。文章的主旨、主題、中心思想，最忌雜亂、分散。
2、“氣戒破”。寫文章講究“一氣呵成”，一股氣勢貫通到底，忌諱形散神也散，站不穩(wěn)、立不住。
3、“局戒亂”。文章很講究布局，布局最怕混亂。寫作之前，必須安排好文章的結構：全文分幾部分，先寫什么，后寫什么，做到心中有數(shù)。
4、“語戒習”。語言是文章的外貌、衣裳，最忌似曾相識、陳辭濫調(diào)、千篇一律。
5、“字戒僻”。文字要力戒生僻。有的人以為生僻字用得多表示自己學問大。
6、“詳略戒失宜”。文章要有詳有略，不能從頭一路“詳”到底，也不能從頭一路“略”到底。當詳則詳，當略則略，完全按照文章主旨去取舍�！妒酚洝ばl(wèi)青傳》：“校尉李朔、校尉趙不虞、校尉公孫戎奴，各三從大將軍獲王，以千三百戶封朔為涉軹zhi侯，以千三百戶封不虞為隨成侯，以千三百戶封戎奴為從平侯�！薄肚皾h書》但云：“校尉李朔、趙不虞、公孫戎奴，各三從大將軍，封朔為涉軹侯、不虞為隨成侯、戎奴為從平侯�！北扔凇妒酚洝�58字中省23字，卻比不上《史記》樸實豐滿，令人可喜”。這在撰寫講話稿多用，也體現(xiàn)對人的尊重、重視。比如，在通報表揚或講話稿中，提到二個以上人時，若分別說出姓名職務在內(nèi)的全稱，會讓聽眾感覺很舒服，對達成共識、求的理解很有好處。
7、“是非戒失實”。文章不真實，道理不明白，是非判斷混亂，一定難以找到知音。
這些對我們今天寫作，仍有啟發(fā)、借鑒和參考價值，不能過耳、過目即忘。
下面，探討最后一個問題。
如何成為優(yōu)秀的公文撰稿人
眾所周知，寫材料總是勞心傷神，非肯于吃苦耐勞者、善于苦中取樂者不為也，所以擅長公文寫作者始終是“稀缺人才”。東漢末年的陳琳，曾任袁紹的記室令史，寫過一篇討伐曹操的著名公文《為袁紹檄豫州》，此文寫得辭氣凜然、雄風颯爽，將曹操罵得狗血噴頭，顯示出公文寫作的極高水平。曹操打敗袁紹后，因愛慕其才，不計前嫌，讓他做了自己的秘書。
那么，寫作公文的人員必須具有哪些方面的修養(yǎng)呢？
一是具有一定的政治理論水平。在各類應用文體中，唯有公文是受政治思想影響最大的一種文體。公文擬寫者要有正確的政治觀點和立場，就必須具有一定的政治理論知識，并運用這些基本理論和觀點去分析解決實際問題。
二是要熟悉和掌握政策法令。各個機關所進行的工作都同實行一定的政策相聯(lián)，這就需要公文擬寫者必須熟悉和掌握這些政策法令，真正領會其重要性、必要性和精神實質(zhì)。只有提高了政策水平。然后才能談到結合本地區(qū)、本系統(tǒng)或本部門的實際情況，分析研究貫徹執(zhí)行的具體辦法。
三是要熟悉本機關、本部門的業(yè)務和有關情況。業(yè)務上不通，要下筆擬寫文件，必然會出現(xiàn)反映工作情況抓不住要害和重點，指導工作缺乏針對性，解決問題抓不住癥結和關鍵的現(xiàn)象。因此擬寫指導業(yè)務工作的文件，需要在熟悉和鉆研本職業(yè)務上下功夫。既要弄清本機關、本部門的工作職責、業(yè)務范圍、工作的基本規(guī)律和當前的中心任務，又要了解下屬單位的工作情況，還要學習有關本專業(yè)的科學知識和機關工作知識。
四是要有廣博的知識。學習各方面知識，可以增強眼力，開闊視野，豐富頭腦，不斷地提高自己對問題的認識水平，從而增強思維的靈敏性和分析問題的能力，這對寫好公文大有裨益。
五是要懂得一些語法、邏輯、修辭知識。一些單位的公文中所以存在著不合乎語法、邏輯、修辭要求的詞句，很重要的一個原因，就是有些公文擬寫人員不大懂得語法、邏輯、修辭知識。學習語法、邏輯、修辭知識要堅持理論聯(lián)系實際。一是要和學習群眾的生動活潑語言相結合。在工作和生活中，要經(jīng)常注意積累、整理、加工群眾的語言，去其雜質(zhì)，取其精華，恰當運用。二是要和學習范文相結合。三是和診治公文語病相結合。
六是多寫多練，刻苦實踐。要全面的提高公文擬寫水平，關鍵在于要多寫多練，要經(jīng)過一番刻苦磨練的過程，才能熟能生巧，取得好效果。
當前，在機關單位普遍流行不重視學習或根本不學習的風氣，一些機關干部有了幾年經(jīng)驗以后，就容易按習慣、按經(jīng)驗辦事，放松了進一步學習鍛煉，一切憑著感覺走，結果路子越走越窄，本來寫出來自己挺滿意的稿子拿到領導那就是不行。尤其嚴重的是，即使領導指出了毛病，自己還死不認帳。
所以，反復強調(diào)學習是有道理的。我個人體會，每個人其實都是半成品，沒有人是天生完美的。比如，把人比喻成一部汽車，剎車常常失靈，許多人不會踩剎車，即使走到了懸崖邊上還猛踩油門；其他部件也都是時好時壞，難以完成長途跋涉的艱險任務。所以，需要不斷地自我修理、自我完善、自我改進，否則就會成為一堆廢物。這個過程，就是學習、修養(yǎng)、鍛煉、提高，直至止于至善。
抓學習的同時，還要注意個人修養(yǎng)，尤其是傳統(tǒng)文化修養(yǎng)極為重要，這是基礎，是根。沒有傳統(tǒng)文化修養(yǎng)這個根基，就好像樹苗栽在花盆里一樣，無論怎樣施肥、澆水，永遠也不會長成一棵參天大樹。有農(nóng)村生活經(jīng)驗的人可能看到過稻田里的樹，你看它長得挺高大，枝繁葉茂，可是一旦稍有大一點的風，立即就可能被刮得東倒西歪。只要細一觀察，你就會發(fā)現(xiàn)問題出在樹根上。
心理修養(yǎng)也非常重要。心理不穩(wěn)定，難以平靜地從事一件工作，自然就會進入不了狀態(tài)。一項工作，主動去做與被動去做，帶著感情去做與毫無感覺去做，放下包袱去做與背著包袱去做，雖然負出的辛苦與勞動基本相同，但效果絕對會大相徑庭，甚至截然相反。對于任何工作，如果我們?nèi)娜獾赝度�，放松心境、聚精會神地去做，就能調(diào)動起一切積極因素，就會激發(fā)出所有靈感，就會事半功倍、完全達到或超過預期目標。古人講，從事一項工作也好、研究也好、創(chuàng)作也好，最高境界是心如止水，否則，心亂如麻、雜念叢生，必然丟三落四、心不在焉、稀里糊涂，怎么能集中注意力干好工作呢；心如止水，水生智慧，所以能夠居陋室知天下，所謂觸類旁通，一通百通，作文必能文如泉涌，謀略必能突發(fā)奇想，慮事必能周全詳盡，處事必能毫無差謬……
最后，寫公文還要克服幾種弊�。�
一是慣用官話、套話、空話。有的公文惟上惟書、照超照轉(zhuǎn)，公式化、雷同化、模式化。在黨政機關里也有些人專長于寫官樣文章，他們善于用政治上最時髦的觀點、報刊上最流行的概念和主觀上有意拔高的事例來編制公文，虛張聲勢、有害無益。
二是慣用網(wǎng)上復制。有人寫稿擅長從網(wǎng)上剪切復制現(xiàn)成的材料，把單位名稱一改，再加上幾組數(shù)字，一篇總結或講話就寫成了。時下，有一種公文網(wǎng)站風行于互聯(lián)網(wǎng)上，點擊率居高不下。這種網(wǎng)站直接提供公文預制品下載。這種“公文超市”里門類齊全、品種繁多，什么都有。這樣寫出來的公文，千人一面，似曾相識，因為缺乏必要的針對性而失去了存在的意義。所以，在撰寫公文時要學會如何活用網(wǎng)絡資源。網(wǎng)絡資源信息量大、內(nèi)容豐富，但也容易限制撰稿者的思路，形成思維定勢，難以取得進步。
三是慣于堆砌材料、記流水賬。有人擅長拿過去寫過的材料堆砌湊數(shù)，一篇篇幅較長的公文是幾篇篇幅較短的公文的合訂本，前后交叉重復，甚至前言不搭后語，讓人如進迷宮。有人擅長記流水賬。比如，年終總結，某科室完成了28項工作，他的總結就是“1、完成了xx；2、完成了xx；3、完成了xx；一直到28�！彪m然清楚明了，卻是一篇流水帳。應該加上總結概括，分類歸納，指出缺點不足，明確努力方向，否則，要是有500項工作，總結就得寫成一本書了。
四是話說的過滿。害怕話說不到位，影響效果。于是，常常在公文中說大話，吹牛皮，忘記了公文語言應該嚴謹周密，內(nèi)涵外延都要講究恰如其分。比如，在用詞上，該用限制詞卻不用，本來一項措施剛剛取得了一些效果，偏說效果顯著；一項工作本來完成一半，偏說圓滿完成。尤其可笑的是，上邊剛開完會，下邊就開始大張旗鼓地抓落實，而且頗有成效。中央或省現(xiàn)在開會安排部署工作還有一個特點，領導動員講話前，先讓一些部門表態(tài)發(fā)言。這些部門一不小心，把表態(tài)當成了介紹經(jīng)驗，工作非常超前，借鑒意義卻不大。
羅羅嗦嗦地說了不少，不知道有用沒用？請大家自己評判。
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