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新成立大型企業(yè)的檔案管理體系構(gòu)建
摘 要： 檔案是一個企業(yè)的歷史記載, 企業(yè)自籌備組建之際就產(chǎn)生了大量寶貴的歷史文件, 每一個企業(yè)都離不開檔案。本文研究新成立的大型企業(yè)如何做好檔案管理工作, 為新企業(yè)檔案管理從無到有的建設(shè)過程提供些許思路。
關(guān)鍵詞： 大型企業(yè); 檔案管理; 建設(shè)路徑;
一、第一階段的基礎(chǔ)工作
(一) 建立企業(yè)檔案歸檔管理制度
建立企業(yè)檔案歸檔管理制度包括建立歸檔管理規(guī)定和各部門歸檔范圍。歸檔管理制度可根據(jù)本單位的實際情況, 參照上級單位的制度制定;歸檔范圍的制定需要對企業(yè)各部門的職責進行充分調(diào)研后制定。
新建大型企業(yè)的部門設(shè)置與部門實際到位情況并不完全一樣, 一些部門的人員還未到崗, 還有一些部門正在成立的過程之中, 因此需加大與各部門人員的溝通交流, 開展好職能調(diào)研工作。完成調(diào)研后, 檔案部門需開展各部門文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的制定工作。
(二) 加強檔案管理人員培訓
檔案管理人員的培訓對于新建大型企業(yè)非常重要。一方面, 新企業(yè)應重視對檔案管理人員的教育培訓, 積極報名參加上級單位組織的各層次、各領(lǐng)域檔案培訓活動, 創(chuàng)造機會增加檔案工作人員與系統(tǒng)內(nèi)其他平行單位檔案人員之間的橫向?qū)W習與交流。另一方面, 檔案管理人員應積極參加各類工作培訓, 認真分析本企業(yè)內(nèi)部不同板塊和不同部門檔案的工作特點, 提升檔案業(yè)務技能。
由于新企業(yè)成立初期, 人員緊張, 檔案管理人員一般為兼職人員, 因此更加需要對其加強檔案相關(guān)知識的深入培訓, 進一步提高專業(yè)技能和素質(zhì)。
(三) 結(jié)合公司實際建設(shè)檔案室
新成立的企業(yè)可能由于辦公場地樓層及承載能力的限制, 使得檔案室的系統(tǒng)建造規(guī)劃具有一定制約, 可以采用文件柜儲藏方案替代密集柜方案。
為了對檔案進行合理的保存, 企業(yè)需要根據(jù)實際需要對檔案室配備必要的保護設(shè)備。如:遮光設(shè)備、溫濕度計、空調(diào)機、去濕機、排風扇等。
除檔案室外, 還應在其周圍適當位置劃分出檔案整理室, 配置整理桌和暫存文件柜, 存放各部門提交待鑒定整理的檔案, 保證檔案入庫前有地可存。
(四) 配備符合國家要求的檔案裝具
檔案的收集、整理與保存, 離不開檔案裝具。檔案案卷卷盒可以參照《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》GB/T11822-2008等相關(guān)國家和行業(yè)要求加以印制;還可以直接聯(lián)系本企業(yè)上級主管單位的檔案部門, 結(jié)合本系統(tǒng)與本企業(yè)的實際情況, 印制符合國家要求的檔案裝具。
(五) 做好新建企業(yè)的第一次歸檔工作
企業(yè)自籌備組建至第一次歸檔之間, 在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、基本建設(shè)和科學研究等各項活動中形成了大量具有保存價值的文件材料, 這些檔案對于公司未來發(fā)展將產(chǎn)生歷史性的鑒證作用。為做好企業(yè)成立后的第一次檔案歸檔工作, 確�；I備組建以來企業(yè)文件歸檔工作順利完成, 需要將具體要求明確向各部門說明。
首先是歸檔范圍�？梢远�:各部門在日常工作中形成的自籌備組建階段以來的具有查考利用價值的文件材料;公司和各部門在業(yè)務活動中直接形成的具有保存價值的合同、協(xié)議、備忘錄等管理類文件。
其次是歸檔要求。例如:歸檔文件材料必須是原件, 原件確為缺失, 需要在歸檔清單備注欄注明原因, 并由文件形成人簽字;檔案移交前可聯(lián)系辦公室檔案人員進行初審, 初審通過后由部門兼職檔案員在歸檔清單的移交人處簽字、找部門負責人在歸檔清單上簽字、加蓋部門章。
最后是明確歸檔時間以及檔案移交負責人員。
從各部門移交至檔案管理部門的各類檔案, 收集整理、科學分類量巨大, 新成立大型企業(yè)的人員需要在有經(jīng)驗的檔案管理人員的帶領(lǐng)下, 集中必要的人力完成后期的整理、鑒定與歸檔工作。
(六) 檔案經(jīng)費能夠滿足工作需要
企業(yè)應將檔案經(jīng)費列入企業(yè)預算管理, 使得檔案日常工作經(jīng)費能夠滿足工作需要, 檔案重要專項工作有專項投入保障, 并將項目檔案管理經(jīng)費納入項目預算科目。
二、第二階段的強化工作
(一) 建設(shè)企業(yè)兼職檔案員隊伍
按照“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理”的原則, 強化企業(yè)檔案工作體系, 建設(shè)企業(yè)各部門兼職檔案員隊伍, 建立健全檔案工作組織體系和工作網(wǎng)絡(luò)。
(二) 做好各項檔案管理工作
對于上級單位下達的各項檔案管理工作, 如:國家檔案局對各企業(yè)要求的檔案統(tǒng)計年報工作、上級單位對本企業(yè)下達的各項調(diào)研調(diào)查工作、各項工作文件貫徹落實工作等, 每一項工作都需要新企業(yè)的檔案部門聯(lián)系本企業(yè)的工作實際, 并向所屬單位相關(guān)部門進行工作的傳達、布置、匯總后, 整合新企業(yè)的整體工作情況后上報至上級單位主管部門。
(三) 組織編寫大事記編研工作
為確保公司自籌備組建以來的重點工作和重大活動得到如實、完整的記錄存檔, 充分發(fā)揮大事記在企業(yè)決策、歷史記錄和生產(chǎn)經(jīng)營中的積極作用, 檔案管理部門應適時啟動新成立企業(yè)的大事記編研工作, 并于以后的每個年度編寫上個年度的大事記。
大事記需文字簡潔、內(nèi)容完整、語風平實, 寫明時間、地點、活動主體、事件、起因五要素;以年、月、日順序編寫, 一事一目, 實事求是, 客觀反映事實及內(nèi)容, 對于特別重大事項須點評意義, 一般不做主觀評價。
(四) 加強檔案安全工作
安全是檔案工作的生命線, 確保檔案安全是企業(yè)檔案部門的重要職責。新建企業(yè)需不斷強化檔案安全管理, 建立健全檔案安全工作制度機制, 確保檔案安全萬無一失。制定并完善檔案工作有關(guān)火災、爆炸等突發(fā)事件的應急處置預案, 把防火、防盜、防水、防爆、防泄密作為重中之重。
在做好檔案庫房建設(shè)、實體檔案安全保障的同時, 還應充分利用最前沿的科技防護技術(shù)提高檔案安全風險防范和保障能力;保證消防、監(jiān)控設(shè)備齊備并能正常發(fā)揮作用;確保庫房及其設(shè)備的建設(shè)、改造、維修、裝修等管理規(guī)范嚴格;完善檔案安全預案, 根據(jù)需要邀請消防有關(guān)方面的力量參與檔案安全檢查。
對重要檔案開展異地異質(zhì)備份。建立檔案異地備份中心, 實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)容災備份。
(五) 統(tǒng)籌規(guī)劃電子檔案管理
新建大型企業(yè)的檔案建設(shè)工作從零開始, 電子檔案亦是從無到有。新企業(yè)可適時開展電子檔案文件管理工作, 統(tǒng)籌規(guī)劃檔案信息系統(tǒng)等多方面工作, 確保歸檔電子文件的完整、準確和安全。同時, 加強檔案信息系統(tǒng)和檔案數(shù)字化加工場所的規(guī)范化管理。
三、深入開展檔案管理工作
(一) 擴大驗收管理的檔案范圍
新企業(yè)應根據(jù)企業(yè)實際情況, 適時加強科研開發(fā)、工程建設(shè)等項目檔案驗收管理工作, 開展投融資、兼并、重組、改制、上市、破產(chǎn)等資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)變動的檔案驗收管理工作。
(二) 提升檔案業(yè)務專業(yè)化水平
新建大型企業(yè)快速發(fā)展, 所屬單位數(shù)量不斷增加, 應適時開展對標管理, 將未達標和未參加對標的所屬單位作為對標工作的重點。通過對標, 找出問題, 提升水平, 加強項目資料歸檔管理與控制。根據(jù)對標管理的評價結(jié)果, 對檔案工作成績突出的所屬單位和個人, 給予物質(zhì)和精神獎勵。
(三) 打造檔案精品力作
新企業(yè)可利用上級單位開展的建設(shè)項目檔案微視頻、檔案信息資源開發(fā)利用案例征集活動等為契機, 指導各所屬單位對檔案內(nèi)容進行篩選、加工、提煉、編撰, 把檔案轉(zhuǎn)化為各種形式的文化產(chǎn)品, 推出一批有檔案特色、有影響力的精品力作。
隨著新企業(yè)海外機構(gòu)的落地及運營, 檔案管理部門應開展對境外企業(yè) (機構(gòu)) 檔案工作的指導監(jiān)督, 促進境外企業(yè)的檔案管理工作。
(四) 開展檔案課題研究及成果評比
新企業(yè)可通過參加各種檔案課題研究和成果評比工作, 不斷深化企業(yè)的檔案管理工作。
例如:開展課題研究, 并力爭入選上級單位科研項目、獲獎及被推廣;參加國家檔案局的年度優(yōu)秀科技成果獎勵項目評比活動。
(五) 健全企業(yè)檔案管理制度體系
新建企業(yè)可根據(jù)實際工作情況逐步制定和完善檔案保管、查詢、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、利用、應急預案、保密等各項管理制度, 以及文書、科研、基建、設(shè)備、會計、實物、聲像、產(chǎn)品等業(yè)務檔案管理規(guī)則。
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