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學(xué)院黨委辦公室公文處理辦法
學(xué)院黨委辦公室公文處理辦法第一章 總 則
第一條為使我校公文處理工作規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，
提高公文質(zhì)和辦文效率，根據(jù)《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l件》（中辦發(fā)〔1996〕14號(hào)）、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（國(guó)發(fā)〔2000〕23號(hào)）和教育部、廣東省有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我校實(shí)際情況，特制訂本辦法。
第二條學(xué)校公文（包括電報(bào)，下同）是學(xué)校在教學(xué)、教育、科研、管理等過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針、政策，發(fā)布條例、規(guī)定，施行管理措施，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，反映和報(bào)告情況，總結(jié)和交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。
第三條公文處理包括收文和發(fā)文兩部分，指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。要堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，確保國(guó)家機(jī)密。
第四條學(xué)校黨委辦公室和院長(zhǎng)辦公室（以下簡(jiǎn)稱“兩辦”）分別是學(xué)校黨、政公文處理的管理機(jī)構(gòu)，分別負(fù)責(zé)學(xué)校黨、政公文處理并指導(dǎo)機(jī)關(guān)處室的公文處理工作。
第五條機(jī)關(guān)各處（部、室）、各院（系、部）的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)重視公文處理工作，遵守本辦法并加強(qiáng)對(duì)本單位公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。各單位要指定人員負(fù)責(zé)公文處理工作。文秘人員應(yīng)當(dāng)忠于職守、廉潔正派，具備有關(guān)專業(yè)知識(shí)。
第二章收文辦理
第六條收文辦理一般包括簽收、登記、擬辦、分發(fā)、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序（見(jiàn)附件一）。
第七條上級(jí)黨、政部門(mén)發(fā)來(lái)的公文分別由“兩辦”文秘人員負(fù)責(zé)簽收登記，由“兩辦”主任提出擬辦意見(jiàn)，校領(lǐng)導(dǎo)批示辦理意見(jiàn)，各有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)承辦，“兩辦”負(fù)責(zé)催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀。
各單位或?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)如直接收到或代表學(xué)校參加有關(guān)會(huì)議帶回的上級(jí)文件，要按類別和性質(zhì)分別交黨委辦公室或院長(zhǎng)辦公室處理。發(fā)給學(xué)校的上級(jí)公文不得存在二級(jí)單位或職能部門(mén) 和個(gè)人手里。
第八條“兩辦”收到的上級(jí)各類文件、函電，登記、提出擬辦意見(jiàn)和轉(zhuǎn)出的時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)一個(gè)半工作日，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)閱批時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)兩個(gè)工作日，職能部門(mén)辦理時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)1周。凡是急件均須即到即辦，需上報(bào)的視情況提前3——7天送“兩辦”核稿。
第九條學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公文的審批應(yīng)當(dāng)簽署的明確意見(jiàn)。需幾個(gè)部門(mén)共同辦理的，要署明主辦單位。承辦單位應(yīng)當(dāng)抓緊辦理，不得延誤、推諉。(m.htc668.com)屬幾個(gè)部門(mén)聯(lián)合承辦的文件，會(huì)辦單位應(yīng)積極配合，如學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批示的意見(jiàn)沒(méi)明確主辦單位，一般由排在首位的單位負(fù)責(zé)牽頭辦理。
凡需辦理的文件，因特殊情況不能按時(shí)辦妥的，承辦單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)告“兩辦”，并函（電）告來(lái)文單位。文件辦畢，主辦單位要向批文的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)處理結(jié)果，并在文件辦理欄內(nèi)注明。
第十條凡需傳閱辦理的文件，一律由“兩辦”文秘人員負(fù)責(zé)分送或通知有關(guān)人員閱讀，不得橫傳。傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全，機(jī)密以上密級(jí)的公文不得利用 計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸。
第十一條上級(jí)行政機(jī)關(guān)的密級(jí)公文，除絕密和注明不準(zhǔn)翻印外，經(jīng)院長(zhǎng)或黨委書(shū)記或“兩辦”主任批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時(shí)應(yīng)注明時(shí)間、份數(shù)和印發(fā)范圍。密碼電報(bào)不得翻印、復(fù)制，不得密電明復(fù)、明電密電混用。
第三章 發(fā)文辦理
第十二條發(fā)文辦理指制發(fā)公文的過(guò)程，一般包括擬稿、會(huì)簽、審核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)等程序（見(jiàn)附件一）。
�。ㄒ唬┓惨渣h委或?qū)W校名義發(fā)文，由主辦單位擬稿，且需經(jīng)主辦單位領(lǐng)導(dǎo)和“兩辦”文秘人員雙重審核，并由“兩辦”主任復(fù)核，再由學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。屬綜合性的和重要的公文，由學(xué)校正職領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，正職領(lǐng)導(dǎo)不在家時(shí)，由主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，“兩辦”主任可代簽發(fā)以學(xué)校或黨委名義發(fā)出的一般事務(wù)性的文件或函電。
校級(jí)文件的印制，由主辦單位將文稿及軟盤(pán)送院長(zhǎng)辦公室機(jī)要文印室印制，主辦單位責(zé)核對(duì)。
�。ǘ┓矁�(nèi)容涉及兩個(gè)或兩個(gè)以上單位業(yè)務(wù)的公文，主辦單位應(yīng)主動(dòng)與會(huì)辦單位協(xié)商，由處室負(fù)責(zé)人會(huì)簽。一般情況下，應(yīng)在對(duì)發(fā)文取得一致意見(jiàn)后再呈學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。如確有重大分歧意見(jiàn)，無(wú)法在處室間協(xié)調(diào)解決的，可由主辦單位或“兩辦”將分歧意見(jiàn)列出，連同文稿一并送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審定。
（三）凡向上、對(duì)外發(fā)文必須以學(xué)校或黨委名義。“兩辦”、紀(jì)委、監(jiān)察處、審計(jì)處、工會(huì)、團(tuán)委等單位按其職能特點(diǎn)，也可對(duì)外發(fā)文，但必須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。其他單位一般只可對(duì)內(nèi)發(fā)文。機(jī)關(guān)處室、二級(jí)學(xué)院（系、部）對(duì)內(nèi)發(fā)文也必須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，其文件由發(fā)文單位負(fù)責(zé)印發(fā)。
四、部門(mén)間可聯(lián)合發(fā)文。聯(lián)合發(fā)文的單位均應(yīng)署名，并由主辦單位負(fù)責(zé)起草，辦理會(huì)簽，編主辦單位文號(hào)，由主辦單位的主管校領(lǐng)導(dǎo)審定簽發(fā)，主辦單位負(fù)責(zé)印發(fā)。
第十三條文種選擇�！秶�(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，公文有命令、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等12類13種，要根據(jù)公文的內(nèi)容進(jìn)行選擇。各文種的適用范圍按《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第二章（見(jiàn)附件二）。
第十四條公文字號(hào)的編寫(xiě)及主題詞的確定。學(xué)校公文的發(fā)文字號(hào)包括學(xué)校代字、年份、序號(hào)、如“MM學(xué)院黨〔200×〕 ××號(hào)”、“MM學(xué)院〔200×〕××號(hào)”。處室發(fā)文字號(hào)是在學(xué)校代字后加處室代字、年份、序號(hào)。如人事處發(fā)文字號(hào)為“MM學(xué)院人〔200×〕××號(hào)”。學(xué)校黨政公文分別由“兩辦”負(fù)責(zé)編號(hào)，并根據(jù)中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳和國(guó)家教育部確定的公文主題詞使用規(guī)定編寫(xiě)主題詞。機(jī)關(guān)處室、二級(jí)學(xué)院（系、部）發(fā)文可編寫(xiě)本單位的發(fā)文字號(hào)，幾個(gè)單位聯(lián)合發(fā)文的，只用主辦單位的發(fā)文字號(hào)。
第十五條行文關(guān)系處理
（一）學(xué)校向上級(jí)行文，一般不直接發(fā)送給該上級(jí)的下屬單位。如需向有關(guān)處室請(qǐng)示或報(bào)告工作，也須將文件報(bào)送至該處室的主管部、廳（業(yè)務(wù)聯(lián)系和上級(jí)部門(mén)要求的除外）。學(xué)校與平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬的單位聯(lián)系工作，行文時(shí)一般用“函”。
（二）向上級(jí)的請(qǐng)示，不要同時(shí)抄送下級(jí)單位；向下級(jí)單位的重要行文，應(yīng)當(dāng)抄送直接上級(jí)單位。
（三）“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)。如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，“請(qǐng)示”不得越級(jí)，不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人，更不要同時(shí)報(bào)送幾位領(lǐng)導(dǎo)同志。
報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。
（四）機(jī)關(guān)處室、二級(jí)學(xué)院（系、部）向校內(nèi)發(fā)文時(shí)，除發(fā)主送單位外，要抄報(bào)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，需要時(shí)，也可抄送校內(nèi)有關(guān)單位。給學(xué)校的請(qǐng)示、報(bào)告應(yīng)送“兩辦”，按辦文程序辦理。
第十六條公文草擬、核稿、審批要求
�。ㄒ唬┎輸M公文應(yīng)當(dāng)做到：
1、符合黨和國(guó)家的方針、政策、法律、法規(guī)及有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定，要切實(shí)可行，并加以說(shuō)明。前后發(fā)文的內(nèi)容不能互相矛盾，如有矛盾，應(yīng)說(shuō)明以哪個(gè)文件為準(zhǔn)；下級(jí)發(fā)文不能違反上級(jí)發(fā)文的有關(guān)規(guī)定。
2、情況要確實(shí)，觀點(diǎn)要明確，條理要清楚，文字要精煉，書(shū)寫(xiě)要工整，格式要準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短。
3、人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)具體年、月、日。
4、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。
5、須使用國(guó)家法定計(jì)量單位。
6、用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡(jiǎn)稱時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，并說(shuō)明簡(jiǎn)稱。引用有關(guān)文件時(shí)，先引文件題目，后引發(fā)文字號(hào)。公文中的數(shù)字，除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)的詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)名中作詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。
7、要使用學(xué)校發(fā)文稿紙，并按稿紙格式要求逐項(xiàng)填寫(xiě)清楚。書(shū)寫(xiě)所用筆墨必須符合存檔要求（即不能用鉛筆或元珠筆）。不得在稿紙裝訂線外書(shū)寫(xiě)。
�。ǘ⿲徍斯牡闹攸c(diǎn)：是否需要行文，是否符合黨和國(guó)家的方針、政策、法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)定，是否需要與有關(guān)部門(mén)協(xié)商、會(huì)簽，文種使用、文字表達(dá)、公文格式是否符合本辦法和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的有關(guān)規(guī)定。
（三）領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)公文的意見(jiàn)應(yīng)當(dāng)明確，署名要署姓名全稱及簽發(fā)時(shí)間。所用筆墨也應(yīng)符合歸檔要求。
第十七條公文格式、印制、繕印的要求
（一）制發(fā)公文，要符合《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三章《公文格式》的要求（見(jiàn)附件二）�！� （二）公文印發(fā)前要按公文簽發(fā)稿認(rèn)真校對(duì)（校對(duì)人要在文稿上簽字以示負(fù)責(zé)），重要公文用章前要復(fù)核，保證發(fā)出的文件無(wú)差錯(cuò)。[JP]
（三）公文印制要清晰、整潔，并嚴(yán)格按規(guī)定數(shù)量印制。印制部門(mén)不得隨意多印、自行發(fā)送、留用，密級(jí)內(nèi)容不得外傳。
�。ㄋ模┯≈坪玫男＜�(jí)公文，由“兩辦”蓋章，機(jī)關(guān)處室、二級(jí)學(xué)院（系、部）的公文蓋各自公章。
第四章 公文歸檔和銷毀
第十八條公文（含接收上級(jí)公文和發(fā)送學(xué)校公文）辦理完畢，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和原國(guó)家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》以及我校的有關(guān)規(guī)定整理立卷，定期移交綜合檔案室保管。上級(jí)黨政文件和學(xué)校黨政發(fā)文分別由“兩辦”負(fù)責(zé)；機(jī)關(guān)處室、二級(jí)學(xué)院（系、部）發(fā)文，由發(fā)文單位負(fù)責(zé)；聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位負(fù)責(zé)，其他單位保存復(fù)印件。立卷工作應(yīng)在綜合檔案室指導(dǎo)下進(jìn)行。學(xué)校及機(jī)關(guān)各處室、二級(jí)學(xué)院（系、部）發(fā)文，都須留存簽發(fā)稿及正件（包括附件）一式二份，作立卷歸檔用。
第十九條公文移交綜合檔案室后，由綜合檔案室負(fù)責(zé)歸檔保管。
第二十條沒(méi)有存檔價(jià)值的公文，按本校制定的《檔案材料的鑒定和銷毀制度》及《檔案文件材料鑒定銷毀程序》進(jìn)行銷毀，保證不丟失、不漏銷。
第五章 附 則
第二十一條本辦法由院長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第二十二條本辦法自發(fā)文之日起施行，其他有關(guān)公文處理的規(guī)定，與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。
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