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公文處理中的常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策研究
公文處理中的常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策研究作者/李軍
行政機(jī)關(guān)的公文是行政機(jī)關(guān)依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具， 是在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)。公文處理體現(xiàn)在行政機(jī)關(guān)的工作決策、部署及抓落實(shí)、為基層群眾辦實(shí)事等各項(xiàng)工作中，涵蓋了行政活動(dòng)的全過(guò)程， 一定程度上反映了機(jī)關(guān)的工作作風(fēng)， 直接影響著行政效率。
一、公文處理中的常見(jiàn)問(wèn)題
（一） 忽視協(xié)商會(huì)簽環(huán)節(jié)。公文中有涉及其他部門(mén)的事項(xiàng)， 主辦部門(mén)沒(méi)有與有關(guān)部門(mén)充分協(xié)商， 就直接報(bào)送上級(jí)機(jī)關(guān)審批。比如，涉及財(cái)政資金問(wèn)題沒(méi)有征求財(cái)政部門(mén)的意見(jiàn)，涉及項(xiàng)目規(guī)劃問(wèn)題沒(méi)有與發(fā)展改革部門(mén)協(xié)商，涉及編制機(jī)構(gòu)問(wèn)題未與編辦協(xié)商， 涉及表彰評(píng)優(yōu)問(wèn)題， 沒(méi)有征求人力資源和社會(huì)保障部門(mén)的意見(jiàn)等。或者雖然協(xié)商但未取得一致意見(jiàn)， 主辦部門(mén)在報(bào)送上級(jí)機(jī)關(guān)審批時(shí)， 沒(méi)有吸收有關(guān)部門(mén)意見(jiàn)， 或者沒(méi)有提出建設(shè)性意見(jiàn)。此類(lèi)公文上級(jí)機(jī)關(guān)無(wú)法及時(shí)審批， 需要退回報(bào)文單位， 取得一致意見(jiàn)后重新上報(bào)。
�。ǘ� 直接報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。有的公文未經(jīng)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)指定， 將應(yīng)報(bào)送上級(jí)機(jī)關(guān)的公文直接報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。在公文處理中， 有些省直部門(mén)負(fù)責(zé)人在本機(jī)關(guān)信箋紙上直接指示“呈××副省長(zhǎng)審批”， 從而常常出現(xiàn)越過(guò)省政府辦公廳秘書(shū)處直接呈送省領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)象。根據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的規(guī)定，“除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項(xiàng)外， 不得以本機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送公文， 不得以本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送公文。” 直接報(bào)領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人， 常常導(dǎo)致收文機(jī)關(guān)無(wú)法跟蹤公文的運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程， 更無(wú)從查詢(xún)公文的辦理情況， 形成“飛行件” 和“橫傳件”。
（三） 越級(jí)行文。各級(jí)行政機(jī)關(guān)不得越級(jí)請(qǐng)示問(wèn)題和報(bào)告工作。部門(mén)所屬單位需要請(qǐng)示問(wèn)題， 一般應(yīng)向主管部門(mén)請(qǐng)示； 確需向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示的， 再由主管部門(mén)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文。實(shí)踐中， 仍有一些單位不通過(guò)主管部門(mén)，直接向省政府行文。如××公司《關(guān)于調(diào)整×××有限公司董事及監(jiān)事的請(qǐng)示》， 沒(méi)有報(bào)經(jīng)主管的省有關(guān)部門(mén)， 就直接報(bào)送給了省政府。《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定：“行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級(jí)行文， 特殊情況需要越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過(guò)的機(jī)關(guān)�！�
（四） 公文標(biāo)題不規(guī)范。公文標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、內(nèi)容和公文種類(lèi)三部分組成。除發(fā)布或轉(zhuǎn)發(fā)規(guī)章性公文加書(shū)名號(hào)外， 一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。公文標(biāo)題要概括公文的主要內(nèi)容， 還要選準(zhǔn)文種， 好的標(biāo)題能使人迅速了解文件的主旨和要義。實(shí)際工作中， 公文標(biāo)題常常存在著五個(gè)方面的問(wèn)題： 一是標(biāo)題不規(guī)范， 沒(méi)有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)。(文秘工作 m.htc668.com)如省某部門(mén)報(bào)送的《關(guān)于赴港澳考察的報(bào)告》， 應(yīng)為《××廳關(guān)于××代表團(tuán)赴港澳考察的報(bào)告》。二是標(biāo)題過(guò)長(zhǎng)， 有的公文標(biāo)題長(zhǎng)達(dá)50 多個(gè)字。如省直某部門(mén)報(bào)省政府的《河北省××廳關(guān)于在全省七大水系主要河流實(shí)行跨界斷面水質(zhì)考核并試行扣繳生態(tài)補(bǔ)償金政策的通知》， 共52 個(gè)字， 可改為《河北省××廳關(guān)于實(shí)行跨界斷面水質(zhì)目標(biāo)責(zé)任考核的通知》， 減少了27個(gè)字， 顯得更簡(jiǎn)潔， 概括性更強(qiáng)。三是標(biāo)題中出現(xiàn)兩個(gè)以上“關(guān)于” 兩個(gè)以上“通知”，如《河北省××廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)××市關(guān)于制止濫占用土地的通知的通知》等。四是有的公文標(biāo)題使用了多個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。五是公文標(biāo)題中文種使用錯(cuò)誤， 如××局報(bào)送省政府的《關(guān)于我省海上搜救應(yīng)急預(yù)案有關(guān)問(wèn)題的說(shuō)明》、××局《關(guān)于有關(guān)煤礦營(yíng)業(yè)執(zhí)照收繳情況的匯報(bào)》， 其中的說(shuō)明、匯報(bào)都不是文種。
�。ㄎ澹� 公文中的各種名稱(chēng)、引用不規(guī)范。公文中涉及法律規(guī)章時(shí)， 沒(méi)有先列全稱(chēng)， 注明簡(jiǎn)稱(chēng)， 而是直接引用簡(jiǎn)稱(chēng)， 如《中華人民共和國(guó)行政許可法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《行政許可法》） 不能寫(xiě)成《行政許可法》。有的機(jī)關(guān)名稱(chēng)隨意使用簡(jiǎn)稱(chēng)， 如將“省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳” 簡(jiǎn)稱(chēng)為“省住建廳”、省食品藥品監(jiān)管局簡(jiǎn)稱(chēng)為“省食藥監(jiān)局” 等， 沒(méi)有使用規(guī)范的簡(jiǎn)稱(chēng)。
�。� 公文密級(jí)標(biāo)注隨意性強(qiáng)。有的部門(mén)沒(méi)有參照上級(jí)政府或部門(mén)同類(lèi)文件的密級(jí)劃分界限， 隨意自定密級(jí)。有的公文在報(bào)批時(shí)，將密級(jí)定的很高， 既增加了公文處理的難度，也增加了檔案管理的難度。有的公文標(biāo)注密級(jí)時(shí)， 沒(méi)有注意保密期限， 如機(jī)密☆5 年， 個(gè)別公文甚至左邊標(biāo)注“秘密”， 右邊標(biāo)注“內(nèi)部資料”， 使收文單位不知該按涉密文件管理還是按內(nèi)部資料處理。
�。ㄆ撸� 附件不全。有的公文中提到根據(jù)省領(lǐng)導(dǎo)同志的批示或會(huì)議紀(jì)要起草的， 但報(bào)送省政府的公文沒(méi)有附上省領(lǐng)導(dǎo)同志的批示件或會(huì)議紀(jì)要， 有的缺少需要貫徹的上級(jí)文件的復(fù)印件等。由于缺乏相應(yīng)的背景材料， 增加了公文處理的困難， 稍有疏漏， 就會(huì)失去公文處理的連續(xù)性和一致性。
�。ò耍� 印章使用不規(guī)范。有的印章與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)示不符， 如發(fā)文機(jī)關(guān)是××廳， 印章卻是××廳辦公室。有的印章位置隨意性強(qiáng)，不居中、不端正、不規(guī)范， 有的聯(lián)合行文的印章相交、相切等。
二、問(wèn)題產(chǎn)生的主要原因
�。ㄒ唬� 部門(mén)和單位領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。有的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)不重視機(jī)關(guān)公文處理工作， 不了解《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的規(guī)定， 忽視機(jī)關(guān)公文處理工作的程序化、規(guī)范化和制度化建設(shè)， 致使本單位的公文存在這樣那樣的問(wèn)題。
（二） 工作制度不健全�！饵h政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》明確規(guī)定， 各級(jí)黨政機(jī)關(guān)辦公室（廳） 主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作， 并對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查。實(shí)際工作中， 很多部門(mén)辦公室或秘書(shū)科只是負(fù)責(zé)公文的編號(hào)、收發(fā)工作， 而對(duì)公文內(nèi)容、體例格式等方面的問(wèn)題未予以重視。
�。ㄈ� 學(xué)習(xí)培訓(xùn)交流少。公文處理是幕后工作， 沒(méi)有轟轟烈烈的業(yè)績(jī)， 由于任務(wù)繁重，沒(méi)有時(shí)間性和規(guī)律性， 從業(yè)者長(zhǎng)期處于高度緊張狀態(tài)。但是， 公文處理工作要求嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、規(guī)范高效， 需要時(shí)刻保持清醒的頭腦。有的部門(mén)不重視公文處理工作， 文秘人員長(zhǎng)期在本職崗位上默默奉獻(xiàn)， 系統(tǒng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)和交流的機(jī)會(huì)少， 長(zhǎng)期以來(lái)按著老套路、老辦法來(lái)處理； 有的部門(mén)文秘人員流動(dòng)較快， 許多新手對(duì)公文處理業(yè)務(wù)不熟悉， 致使不能按規(guī)定制度辦事， 忽視公文處理的程序化、規(guī)范化和制度化， 甚至出現(xiàn)一些低級(jí)錯(cuò)誤。
三、做好公文處理工作的改進(jìn)措施
�。ㄒ唬� 領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好公文處理工作的關(guān)鍵。公文處理工作既辛苦又繁雜， 看似平凡卻很重要。因此， 部門(mén)和單位領(lǐng)導(dǎo)要積極創(chuàng)造條件， 支持文秘工作人員大膽開(kāi)展公文處理工作， 對(duì)不按公文處理規(guī)定報(bào)送的公文， 要主動(dòng)退回報(bào)文單位， 力爭(zhēng)做公文處理工作制度化、程序化和規(guī)范化的帶頭人。
�。ǘ� 制度建設(shè)是根本。制度具有根本性和長(zhǎng)遠(yuǎn)性。公文處理工作政策性、程序性較強(qiáng)， 工作環(huán)節(jié)多， 時(shí)限緊， 要求高。要使公文處理工作有章可循、有據(jù)可依、責(zé)任明確，就必須從制度建設(shè)入手， 建立一套科學(xué)有效的機(jī)制。各級(jí)行政機(jī)關(guān)要按照《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的要求， 結(jié)合本單位實(shí)際，從公文的簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)、保密到立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等程序， 都要建立健全本機(jī)關(guān)公文處理的各項(xiàng)制度和工作流程， 切實(shí)發(fā)揮好機(jī)關(guān)文秘部門(mén)在公文處理中的作用， 在實(shí)際工作中以制度規(guī)范行為， 確保公文處理嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、高效。近年來(lái)， 河北省政府辦公廳先后制定了《河北省人民政府辦公廳公文運(yùn)轉(zhuǎn)規(guī)則》《河北省人民政府辦公廳關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范機(jī)關(guān)公文辦理程序及版頭文箋使用的通知》等5 個(gè)公文處理方面的文件， 嚴(yán)格遵循“來(lái)文即辦、日清日結(jié)” 的原則， 使機(jī)關(guān)公文處理工作有章可循、有據(jù)可依， 確保了機(jī)關(guān)公文的快速傳遞、高效運(yùn)轉(zhuǎn)。
�。ㄈ� 責(zé)任意識(shí)是核心。公文的實(shí)用性、指導(dǎo)性和權(quán)威性決定了從事公文處理工作的人員必須樹(shù)立較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)。從事公文處理的人員必須對(duì)工作一絲不茍， 切實(shí)履行崗位職責(zé)， 因?yàn)槿魏我稽c(diǎn)疏漏， 都有可能帶來(lái)負(fù)面影響， 甚至造成不可挽回的損失。公文的實(shí)用性和時(shí)效性決定了講求效率是公文規(guī)范化建設(shè)的基本原則。如果時(shí)過(guò)境遷， 公文就失去了價(jià)值。為此， 公文處理工作人員必須增強(qiáng)責(zé)任心， 規(guī)范公文處理工作流程， 牢固樹(shù)立“急件急辦、特件特辦” 的責(zé)任意識(shí)，確保不壓、不誤、不漏辦任何一件公文， 切實(shí)提高公文處理效率。
�。ㄋ模� 學(xué)習(xí)培訓(xùn)是保證。做好公文處理工作， 需要培養(yǎng)一支高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍。文秘人員一般為本部門(mén)本機(jī)關(guān)服務(wù)， 外出學(xué)習(xí)交流的機(jī)會(huì)較少， 長(zhǎng)期按老套路辦事， 對(duì)公文處理中出現(xiàn)的新問(wèn)題新現(xiàn)象缺乏研究， 一定程度上影響了公文處理的效率和質(zhì)量。首先，要經(jīng)常學(xué)習(xí)上級(jí)機(jī)關(guān)和本部門(mén)的規(guī)章制度，時(shí)刻提醒自己按制度行文， 從根源上保證公文處理的程序化、規(guī)范化和制度化。其次，針對(duì)公文處理中存在的新問(wèn)題、新現(xiàn)象， 要與同行多交流、研討， 共同提高。最后， 上級(jí)機(jī)關(guān)文秘部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)文秘工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)， 經(jīng)常組織所屬部門(mén)和單位開(kāi)展公文處理培訓(xùn)和講評(píng)活動(dòng)， 一方面針對(duì)本系統(tǒng)公文中存在問(wèn)題定期或不定期開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)， 另一方面開(kāi)展面對(duì)面的業(yè)務(wù)交流和學(xué)習(xí)探討， 使公文處理人員在學(xué)習(xí)交流和培訓(xùn)中得到提高， 從而提高本系統(tǒng)和本部門(mén)的公文處理水平， 為轉(zhuǎn)變機(jī)關(guān)作風(fēng)、提高工作效率奠定基礎(chǔ)。
（作者單位：河北省政府辦公廳）
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