- 相關(guān)推薦
加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)時間管理 提升秘書服務(wù)價(jià)值
加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)時間管理 提升秘書服務(wù)價(jià)值
文/朱向軍
現(xiàn)代企業(yè)的競爭和發(fā)展對其領(lǐng)導(dǎo)者提出了更高的要求，尤其是具有一定規(guī)模的企業(yè)，對領(lǐng)導(dǎo)者的要求已經(jīng)上升到了更加職業(yè)化和專業(yè)化的高度。與之相應(yīng)，現(xiàn)代企業(yè)的秘書也不能停留在抄抄寫寫、被動服務(wù)等簡單職能上，一定要努力創(chuàng)新自身的工作職能，讓自己在計(jì)劃職能和組織職能這兩個維度上有所發(fā)揮，即把對領(lǐng)導(dǎo)時間的計(jì)劃和管理納入自己的工作中來。這樣，秘書服務(wù)的價(jià)值就會有實(shí)質(zhì)性、突破性的提升。
1.對領(lǐng)導(dǎo)時間進(jìn)行科學(xué)安排，
使之得以有序使用
秘書可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的一系列基本職能進(jìn)行時間分配和管理。具體內(nèi)容包括，領(lǐng)導(dǎo)在處理公司重大投資項(xiàng)目和重點(diǎn)工作上的時間管理；領(lǐng)導(dǎo)在參加公司重要會議和關(guān)鍵例會上的時間管理；領(lǐng)導(dǎo)與公司內(nèi)部主要管理人員溝通交流上的時間管理；領(lǐng)導(dǎo)與公司股東之間溝通上的時間管理；領(lǐng)導(dǎo)與分（子）公司領(lǐng)導(dǎo)溝通上的時間管理；領(lǐng)導(dǎo)對核心市場和終端信息進(jìn)行訪問上的時間管理；領(lǐng)導(dǎo)與公司外聯(lián)組織和社會關(guān)系溝通上的時間管理；領(lǐng)導(dǎo)參與企業(yè)或行業(yè)重要展覽會和發(fā)布會上的時間管理。除此之外，領(lǐng)導(dǎo)處理私人事務(wù)方面的時間管理也非常重要。面對領(lǐng)導(dǎo)在時間使用上的諸多需求，秘書至少要做好以下四方面工作。
1.每月為領(lǐng)導(dǎo)制訂一份以周為單元的時間規(guī)劃表。根據(jù)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃或領(lǐng)導(dǎo)的基本職能，概括領(lǐng)導(dǎo)的核心工作和基本工作，然后根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求進(jìn)行時間分配和排序，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后制訂領(lǐng)導(dǎo)的月工作時間表。
2.每周為領(lǐng)導(dǎo)制訂一份相對嚴(yán)密的時間安排表，并對關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)作重點(diǎn)標(biāo)注。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)一周的時間安排編制表格，并根據(jù)具體情況及時修正，對關(guān)鍵時間節(jié)點(diǎn)作重點(diǎn)提示和書面標(biāo)注，以提醒領(lǐng)導(dǎo)。
3.每天下班前遞交領(lǐng)導(dǎo)第二天的時間安排表，并對關(guān)鍵時間節(jié)點(diǎn)作重點(diǎn)標(biāo)注。
4.每周末和每月底要對時間規(guī)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行分析，并與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行充分的溝通，以保證下期時間管理更加合理和有效。
秘書如果能嚴(yán)格按照以上四點(diǎn)科學(xué)安排領(lǐng)導(dǎo)的時間，就能在很大程度上避免領(lǐng)導(dǎo)陷入繁瑣的日常事務(wù)，把有限的時間應(yīng)用到更重要的工作上來。
2.對領(lǐng)導(dǎo)時間進(jìn)行計(jì)劃管理，
以提高其使用價(jià)值
面對眾多管理職能上的要求，領(lǐng)導(dǎo)很難面面俱到，也無法事無巨細(xì)一視同仁，即便充分利用了所有可用的時間，工作效益也未必能夠提高。這時，領(lǐng)導(dǎo)需要更周密的時間計(jì)劃管理，以提高時間的使用價(jià)值。對此，秘書可以從以下四個方面著手。
1.與領(lǐng)導(dǎo)充分溝通。給領(lǐng)導(dǎo)做時間計(jì)劃管理，必須先與領(lǐng)導(dǎo)充分溝通，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)對日常工作和重點(diǎn)工作進(jìn)行盤點(diǎn)，為做好時間計(jì)劃做準(zhǔn)備。
2.與職能部門溝通。除了與領(lǐng)導(dǎo)充分溝通外，還應(yīng)與職能部門進(jìn)行溝通，聽取他們對領(lǐng)導(dǎo)時間安排上的意見，避免因溝通脫節(jié)而影響工作。
3.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)了解下屬管理人員的時間使用情況。多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)很少關(guān)注下屬管理人員的時間使用情況，秘書要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)了解這些情況并及時調(diào)整下屬的工作量，以分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)的部分工作，減輕領(lǐng)導(dǎo)在時間上的壓力。
4.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好會議時間管理。大大小小的會議消耗了領(lǐng)導(dǎo)大部分的工作時間，秘書應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)減少會議占用的時間�？梢杂擅貢娲鱿臅h就不讓領(lǐng)導(dǎo)出席，會后向領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)達(dá)會議精神或遞交會議記錄即可；必須由領(lǐng)導(dǎo)出席的會議，秘書應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好會前準(zhǔn)備，以提高會議效率，縮短會議時間。
參考文獻(xiàn)：
1.張麗榮、王軍《辦公室事務(wù)》，大連理工大學(xué)出版社2008年版。
2.金常德、覃一靜《職業(yè)秘書辦公室綜合事務(wù)管理教程》，清華大學(xué)出版社2008年版。
3.李玥《時間管理理論在高校秘書工作中的運(yùn)用》，《教育教學(xué)論壇》2012年第5期。
4.趙映誠《論秘書的時間管理》，《江漢大學(xué)學(xué)報(bào)》2000年第5期。
5.申宇杰、潘小平《秘書要有管理時間的能力》，《秘書之友》2006年第5期。
6.黃希庭、張志杰《論個人的時間管理傾向》，《心理科學(xué)》2001年第5期。
7.俞瀚編《有效地利用時間》，天則出版社1989年版。
�。ū疚目凇睹貢冯s志2014年第1期。封面圖片：《南國晨曦》余力）
【加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)時間管理 提升秘書服務(wù)價(jià)值】相關(guān)文章：
服務(wù)提升培訓(xùn)心得05-18
服務(wù)提升培訓(xùn)心得體會04-06
加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部作風(fēng)建設(shè)的措施和對策12-14
提升服務(wù)質(zhì)量心得體會03-17
服務(wù)質(zhì)量提升工作總結(jié)范文06-02
時間管理語錄11-12